KUMPULAN TUGAS_TUGAS: Membuat Mail Merge, Label Mail Merge dan Mencetak Amplop di OpenOffice

OpenOffice Writer

Writer adalah bagian dari OpenOffice.org yang digunakan sebagai aplikasi pengolah kata. Kegiatan–kegiatan pengolahan kata berupa pembuatan laporan, penulisan proposal, pembuatan surat, penulisan karya ilmiah, penulisan buku/artikel dan lain sebagainya dapat dikerjakan menggunakan OpenOffice.org Writer. OpenOffice.org Writer ini mirip dengan Microsoft Word, selain kedua jenis aplikasi pengolah kata tersebut masih terdapat aplikasi serupa seperti halnya StarOffice, Abiword, Kword, Wordstart (WS) dan lain-lain.

OpenOffice.org Writer yang digunakan dalam pembahasan materi ini adalah versi 3.0.0 yang telah jadi satu dalam Linux Nusantara 3 (mahakam). Writer memiliki kemampuan dalam pengelolaan dokumen berbasis teks. Penggunaan style yang dapat dimanfaatkan guna membuat dokumen dengan cepat serta tertata dengan baik, penggunaan track change guna memonitor aslian dokumen, menulis dokumen spreadsheet/ presentation pada area Writer dapat dilakukan dengan mudah serta mampu mengenali extention DOC dari Microsoft.

OpenOffice.org Writer selain di Linux dapat berjalan pula pada system Windows, Solaris dan MacOS. Menjalankan OpenOffice.org Writer klik pada menu Aplikasi | perkantoran | OpenOffice.org Writer

Aplikasi OpenOffice Writer atau writer adalah aplikasi pengolah kata (word processor) yang memiliki kecanggihan serupa dengan MS Word. Writer membantu membuat dokumen seperti surat sederhana sampai laporan yang lengkap dengan berbagai macam format, membuat halaman web, membuat label, membuat table, bahkan banyak lagi dokumen yang dimungkinkan untuk dibuat dengan aplaikasi writer.

Saat memulai aplikasi Writer, tampil format dokumen baru yang masih kosong dengan nama untitled 1. Dokumen tersebut siap untuk dipakai. Format ulang juga dapat dilakukan atas dokumen tersebut. Insert point di dokumen ditunjukkan dengan tanda “ I” yang berkedip-kedip di ujung form dokumen baru. Insert point itu berfungsi sebagai titik kerja saat mengetik teks atau memulai pekerjaan. Setiap teks yang anda ketik akan muncul di insert point tersebut dan mengikuti kemana saja teks yang diketikkan. Anda dapat menggunakan tombol Enter di keyboard untuk memindahkan insert point tersebut atau melakukan klik kiri tombol mouse di sembarang area kerja yang telah anda isi dengan teks. Insert point tidak akan bergerak sebelum melebihi batas halaman area kerja., kecuali anda mengibah indent nya. Selain itu, dapat mengaktifkan perintah tanda

paragraph yang ada di tombol toolbar di samping sisi kiri. Keberadaan tanda paragraph tersebut tidak akan ditampilkan atau hadir saat mencetak dokumen atau bersifat hidden.

Pekerjaan juga akan dipermudah karena Writer secara default menampilkan text boundaries atau garis pembatas teks di area kerja.

Mail Merge Dengan openOffice

1. Membuat data source dan dokumen utama

· Membuat Address list/data source

Pada OpenOffice data source disebut juga sebagai address list. Address list dapat dibuat dari berbagai macam tipe file, baik database maupun spreadsheet. Biasanya pada database (dbf/odb) atau spreadsheet (ms.Excel atau OpenOffice Spreadsheet) yang telah kita miliki sebelumnya. Pada tutorial ini address list yang digunakan dibuat dari spreadsheet ms.excel (xls).

· Membuat dokumen utama

Pada OpenOffice dokumen utama disebut sebagai 'starting document'. Sebagai contoh dokumen yang dibuat adalah dokumen surat seperti gambar dibawah. Kemudian disimpan dengan nama file merge-coba.odt

2. Menggabungkan isi address list/data source ke dokumen utama

Langkah pertama membuat mail marge di pen office, buka aplikasi open office dan klik text document :

Akan muncul lembae seperti ini :

Selanjutnya, dengan memilih menu tools -> mail merge Wizard

Selanjutnya muncul beberapa pilihan untuk menentukan dokumen utama yang akan dijadikan sebagai halaman utama dokumen. Pada contoh kali ini, dokumen yang digunakan adalah dokumen yang telah dibuat sebelumnya yaitu merge-coba.odt. Pilih 'start from existing document' kemudian klik tombol 'browse' untuk menentukan posisi dokumen yang telah disimpan sebelumnya.

Kemudian klik next.

Selanjutnya pada menu dokumen type, pilih 'letter'. Artinya kita akan membuat dokumen surat yang dapat dicetak. Kemudian klik next

Pada menu jendela selanjutnya adalah tahap memasukkan alamat (insert address block). Pada tahap ini terdiri dari 4 langkah; yaitu memilih data source, menentukan format 'address block', menyesuaikan field yang diinginkan dengan data, memeriksa dan melihat hasil yang diinginkan.

Berikut langkah-langkahnya;

· Langkah pertama adalah dengan memilih data source yang telah kita miliki sebelumnya dengan me-klik tombol 'select address list'

· Kemudian muncul jendela pilihan address list yang akan digunakan. Masukkan address list yang anda miliki dengan mengklik tombol 'add'

· Kemudian pilih dokumen data dengan menyesuaikan filetype data source yang anda miliki. OpenOffice mendukung data source dalam berbagai format, salah satunya adalah format ms.excel (xls) dan ms.access(pdb) pilih kemudian klik open. Pada contoh file yang telah dibuat dari OpenOffice spreadsheet dengan nama file alamat

Langkah kedua yaitu menentukan format address block. Klik more untuk menentukan format alamat yang akan tampil sesuai dengan yang anda inginkan

Ketika anda mengklik tombol more akan muncul tampilan seperti dibawah ini.selajutnya klik new.

Selanjutnya tentukan field-field yang ingin digunakan dan dicetak pada dokumen. Sesuaikan urutan field yang ada dengan menekan tombol atas, bawah, kiri, atau kanan yang ada pada jendela dialog. Apabila belum menentukan field dengan tabel yang dimiliki pada kolom preview akan muncul kalimat <not matched yet> artinya belum selesai :

· Langkah ketiga adalah menentukan field-field pada wizard dengan kolom-kolom pada tabel yang kita miliki. Klik match field untuk melakukan hal tersebut

· Selanjutnya akan muncul penyesuaian antara tabel dengan field-field yang tersedia. Kemudian klik ok

· Langkah keempat adalah melihat hasil yang telah dibuat sebelumnya. Apabila dirasa belum sesuai dapat mengulangi langkah-langkah sebelumnya, namun apabila dirasa sudah pas silahkan klik next

Pada menu selanjutnya adalah menentukan apakah documen yang diinginkan juga mengandung kata-kata pembuka/salution seperti yang terhormat, yang tercinta, yang tersayang ananda, dan lain sebagainya. Anda dapat menentukan apakah ingin menggunakan ucapan pembuka atau tidak. Apabila anda tidak menginginkan kalimat pembuka, cukup hilangkan semua tanda checklist yang ada pada jendela dialog.

Menu selanjutnya yaitu menentukan posisi pada kertas yang akan dicetak/layout. Silahkan menentukan layout sesuai dengan yang anda inginkan.

Sebelum mencetak dokument akan ada menu pilihan untuk mengedit dokumen utama yang ada, namun apabila tidak ingin mengedit dokumen cukup klik next :

Menu ini adalah untuk membuat halaman khusus didalam halaman mail merge. Apabila tidak memiliki halaman khusus yang diinginkan, selanjutnya klik next

Langkah terakhir adalah mencetak document. Dapat mencetak dalam bentuk file perhalaman atau langsung mencetak ke kertas :

Membuat Label Mail Merge di OpenOffice

Pertama-tama, bukalah OpenOffice.org Writer 3.0, kemudian pilih File
>New>Labels. Set nilainya sesuai gambar dibawah ini, kemudian klik tombol save

1. Klik tombol Save. Isilah namanya sesuai dengan yang tertera pada gambar dibawah ini, kemudian klik OK.

2. Klik tombol New Document. Hasilnya adalah seperti gambar dibawah ini.

3. Persiapkan di dalam satu file Calc, seluruh daftar nama dan alamatnya. Misal datanya adalah sbb:

4. Kembali lagi ke file yang tadi dibuat di Writer, klik menu Tools à Mail Merge Wizard.

5. Langsung saja menuju step yang ke-3, yakni Insert Address Block, lalu klik Select Address List. Klik tombol Add, lalu pilih file yang berisi alamatnya. Hasilnya adalah sbb:

7. Klik OK

8. Klik menu View à Data Source kemudian klik kiri pada text DaftarAlamat, lalu pilih Tables à tugas-tugas

9. Klik & Drag nama kolomnya ke kotak label di dibawahnya

10. Simpan kursor (line baru) dibawah field “city”. Lalu klik menu Insert>Fields>Other. Pilih Tab Database. Lalu pilih Next Record, kemudian klik Insert, lalu klik Close.

11. Untuk melihat hasilnya, klik menu Tools>Mail Merge Wizard. Klik “8. Save, Print or Send“, lalu setelah proses finish, klik tombol Save Starting Document,